Para las empresas que utilizan servicios de mensajería para enviar productos a sus clientes o recibir mercadería de sus proveedores, es imprescindible conocer todo sobre el servicio logístico, incluyendo los documentos tributarios involucrados en el proceso. Pensando en ello decidimos explicarte todo sobre la guía de despacho. 

¿Qué es una guía de despacho? 

Es un documento tributario que debes utilizar en las operaciones de traslado de tu mercadería, pues respalda la entrega efectiva de esta, sin importar si corresponde o no a una venta, ya que también considera el transporte entre puntos de la misma empresa o negocio, como también a las empresas de encomiendas en Chile. 

Cabe destacar que si se emite una factura, la guía de despacho no es necesaria para la gestión logística, debido a que este documento solo se debe sacar cuando la factura se genera posterior a la entrega. 

También, en virtud de la Ley 21.131, la guía de despacho fue incorporada en el 2020 a los documentos tributarios que deben ser emitidos en formato electrónico. Sin embargo, existen sectores, como el de la pesca artesanal, que pueden elegir también la opción del papel. 

Características de la guía de despacho

Para una gestión logística en el marco de la normativa tributaria, este documento debe precisar estos datos:

  • Fecha de envío de las mercaderías o retiro del almacén por parte del comprador. 
  • Nombre, dirección y número de RUT del emisor, receptor y transportista.
  • Numeración correlativa. 
  • Detalle y precio unitario de las mercaderías trasladadas.
  • Patente del vehículo encargado de realizar el transporte. 

Por lo demás, es importante que el comprador se quede con el original y una copia de la guía, la cual debe ser anexada a la factura de venta que recibirá más adelante. Mientras que el vendedor deberá conservar los otros dos duplicados durante seis años.

¿Cómo se realiza?

Para que efectúes una buena labor logística es necesario que sepas cómo hacer una guía de despacho. 

Como es un documento tributario debes emitirlo de manera obligatoria en formato electrónico, tienes que inscribirte en el Sistema de Facturación Gratuito del SII. Ahí entrarás con el RUT y contraseña de la empresa, para empezar a ejecutarla. 

Solo debes entrar en el apartado de “Factura Electrónica”, en donde visualizarás en la web el Sistema de Facturación Gratuito del SII. Cuando ingreses, podrás ver que entre las opciones que se despliegan está la Emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), para finalmente hacer clic sobre ella para encontrar la Guía de Despacho Electrónica. 

De ahí en adelante debes agregar todos los datos que pide el documento para que puedas emitirlo. 

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